Zaman yönetimi sayesinde, daha az zamanda ve daha az stresle daha çok iş yapabilir; yapmak istediğiniz diğer işlere daha çok zaman ayırabilirsiniz. Orada burada boşa geçen saatleri yeniden kazanabilir ve bu zamanı daha verimli kullanabilirseniz, günlük verimliliğinizi önemli ölçüde artırabilirsiniz.
Aşağıda, zaman yönetimine yönelik 10 teknik bulunuyor. Bu tekniklerle, günde en azından bir saat kazanıp daha verimli işler için kullanabilirsiniz.
Dengeyi Koruyun: Yaşamınız, yedi kritik alandan oluşur: sağlık, aile, maddiyat, eğitim, sosyallik, profesyonellik ve maneviyat. Her gün her alana eşit zaman ayıramazsınız. Ama uzun vadede, her alan için yeterli miktarda ve kalitede zaman ayırırsanız, yaşamınız dengelenir. Yok eğer bu alanlardan herhangi birini (İki ya da üç olması fark etmez!) ihmal ederseniz, dengenizi yitirir ve başarınızı sabote edersiniz. Sağlığınız için şimdi zaman ayırmazsanız, daha sonra hastalığa zaman ayırmak zorunda kalırsınız. Ailenizi ihmal ederseniz, terk edilebilirsiniz ve ilişkileri yeniden kurmak daha çok zamanınızı alabilir. Özellikle kendi işinin sahibi olan kişiler için dengeyi kurmak zordur, öyle değil mi?
Kalemin Gücünü Kullanın: Zayıf bir kalem, en keskin zekadan bile güçlü olabilir. Yapılacak işleri bir araç (bir planlayıcı, küp kağıt, avuçiçi bilgisayar, vb.) kullanarak yazma alışkanlığı edinin. Zihniniz, detaylardan ziyade resmin bütünü konusunda en iyi performansı gösterir. Ayrıntılar önemlidir; ama bunları kalemle yönetin. Birşeyi yönetmek istiyorsanız, önce onu ölçmelisiniz. Yalnızca gelen siparişleri değil tüm işleri not etmek, yapmanız gereken her şeyi daha kolay hatırlamanıza yardımcı olur.
Günlük Planlama Yapın: Şöyle bir söz vardır; insanlar, başarısızlığı planlamazlar; ama pek çok insan, planlamayı başaramaz. Her akşam oturup elinizin altındaki en değerli kaynağı -önünüzdeki 24 saati- kontrol edebilmek için zaman ayırın. İşinizi planlayın ve her gün planınıza uygun hareket edin. Bir sonraki gün -yapmanız gerekenler- ile -yapmak istedikleriniz-in tamamını içeren bir Yapılacak İşler listesi oluşturun. Günlük planınız olmazsa, dikkatiniz kolayca dağılabilir ve üretkenliğinizi artıracak önemli işlerle uğraşmak yerine, zamanınızı gürültücü müşterilere hizmet vererek harcamak durumunda kalabilirsiniz.
Öncelik Sıralaması Yapın: Yapılacak İşler listenizde, önemli olan ve o kadar önemli olmayan işler olacaktır. Pek çok insanın verimli olmayı istemesine karşın, önemli olan ve o kadar önemli olmayan işler arasında seçim yapmamız istendiğinde, sıklıkla, o kadar önemli olmayan işleri seçeriz. Bunlar, genel itibariyle, yaşamsal işlere oranla daha kolay ve hızlıdır. Yapılacak İşler listenizde her akşam öncelik sıralaması yapın. Listenizdeki en önemli işin yanına -1- rakamını koyun. Listenizdeki ikinci en önemli işin yanına -2- rakamını koyun, vb. Daha sonra, önem sırasına göre listenizdeki işleri yapın. Listenizdeki her şeyi yapamayabilirsiniz; ama en önemli işleri yapmış olacaksınız. Bu, daha fazla değil, daha akıllıca çalışmak ve daha az zamanda daha çok iş yapmaktır.
Ertelemeyi Kontrol Edin: Dünyadaki en etkili planlama, yapılması gerekenin yapılmasının yerine geçemez. Önemli işleri erteleriz; çünkü, bunu yapmamanın bedelinin ne olduğunu yeterince bilmeyiz ya da bu işi yapmaktan yeterince keyif almayız. Sürekli ertelediğiniz bir işi yapmak için, zihninizde bu işi yapmamanın bedelini ya da bu işi yapmanın keyfini yeterince canlandırmaya çalışın. Keyif alma düşüncesi çok daha iyidir. Ertelediğiniz bir işi seçin ve bunu bir oyuna dönüştürün. Belli bir zaman diliminde tek bir işle ilgilenin ki diğer işler dikkatinizi dağıtmasın. (Gözden ırak, gönülden ırak.) Bunu yönetilebilir parçacıklara ayırın. İşe başlayın, ilk adımı atın, büyük ihtimalle işi sonuna kadar götüreceksiniz.
Bir “Kesintiler Defteri” Tutun: Ortalama insan, çalışırken günde 50 kez bölünür. Ortalama kesinti, 5 dakika sürer. Her gün ortalama 4 saat kesintilerle uğraşılarak geçirilir. Bunların pek çoğu, yeni siparişler gibi, önemli ve yapmamız için bize para ödenen işlerdir; ama birçoğu da çok az değer taşır ya da hiç değer taşımaz. Gereksiz kesintileri saptamak ve ortadan kaldırmak için “kesintiler defteri” tutun. Bir blok kağıt edinin ve bunu “Kesintiler Defteri” olarak adlandırın. 6 sütun oluşturun: Tarih, Zaman, Kim, Ne, Süre, Değerlendirme. İlgilendiğiniz her kesintinin ardından, oluştuğu tarihi ve zamanı, bu işi size kimin getirdiğini, bir iki sözcükle ne hakkında olduğunu, ne kadar zamanınızı aldığını ve önem derecesini (A=kritik, B=önemli, C=az önemli, D=önemsiz) kaydedin. Yaşamınızda neler olup bittiğini daha iyi anlamak için bu uygulamayı bir hafta ya da daha uzun sürdürün. Daha sonra, sonuçları değerlendirin ve az değer taşıyan ya da hiç değeri olmayan C ve D kesintilerinin bazılarını ortadan kaldırmak için harekete geçin.
Yetki Verin: Hepimizin haftada 168 saati var. Uyumak için 56, kişisel bakım için 10 saati çıkardığınızda, yapılması gerekenleri yapmak için, geriye pek de fazla zaman kalmaz. Yetki vermek, işleri paylaşmak yoluyla zaman kazanmanızı ve böylece kişisel işlerinizi daha hızlı sonuçlandırmanızı sağlar. Yetki vermenin zor yanı, basitçe işi devredebilmektir. İşleri kendimizin yapmasıyla büyük gurur duyarız. “Bir işin iyi yapılmasını istiyorsan, o işi kendin yapacaksın.” Günlük planlama kapsamında her gece, ertesi gün yapmanız gereken ve yapmak istediğiniz tüm işlere bakın. Her işte kendinize şunu sorun: “Zamanımı en iyi biçimde değerlendirmenin yolu bu mu?” Öyle ise yapın. Öyle değilse, bir başkasına aktarmaya çalışın. “Bunu ben yapıyorum” ile “İş yapılıyor” arasında çok fark vardır.
Toplantı Zamanını Yönetin: İki ya da daha fazla insanın ortak bilgi alışverişinde bulunmak üzere bir araya gelmelerine toplantı denir. Bundan daha kolay ne olabilir? Maalesef toplantılar, katlanmamız gereken en büyük zaman öldürücü işlerden biri olabilir. Bir toplantıdan önce şunları sorun: “Gerekli mi?” ve “Benim olmam gerekir mi?” Her iki soruya da yanıt “Hayır” ise toplantıya girmemeyi ya da katılmamak için kendinize bir özür bulmayı tercih edin. Daha sonra, toplantı için, her işe yönelik başlangıç ve bitiş saatlerinin belirtildiği yazılı bir gündem hazırlayın. Yazılı gündemi toplantıya katılacaklara iletin. Bir toplantıyı tuzak kurarak uzatmanın anlamı yoktur. Katılımcılara neyin tartışılacağını önceden bildirin.
Kağıtları Yönetin: Günümüzde, çevremizdeki kağıt yığının altında ezilmek kolaydır. Ortalama insan, her gün e-posta, telefon, normal posta, notlar, el ilanları, fakslar, vb. yoluyla yaklaşık 150 mesaj alır. Her geçen gün aynı kağıt yığınlarını taramak ve gözden kaçan hataları düzeltmek ile çok fazla zaman kaybedilir. Kağıt yığınlarıyla bir kez ilgilenmeye ve işi bitirmeye çalışın. Bir iki dakika içinde yapılabilecek birşey ise yapın ve kurtulun. Zamanınızı en iyi kullanmanın yolu bu değilse, başkasına aktarın. Tamamlamanız biraz zaman alacaksa, bu işle ilgilenebileceğinizi düşündüğünüz günü takviminize işleyin ve bir kenara bırakın.
Bir Zaman Defteri Tutun: Birşeyi yönetmek istiyorsanız, onu ölçmeniz gerekir. Zaman defteri, gün içinde zamanınızı aslında nasıl harcadığınızı görebilmenizi sağlayacak, fotoğraf albümü benzeri, basit ama güçlü bir araçtır. Zamanı harcarken sürekli olarak kaydını tutmanız yeterlidir. Eylemi, onun için harcanan zamanı ve yukarıda anlatıldığı gibi A, B, C ve D şeklindeki değerlendirmenizi kaydedin. Zamanınızı nasıl geçirebileceğinize dair birkaç örnek: Telefon görüşmeleri yapmak, 35 dakika, A; sepet yapmak, 48 dakika, A; toplantıya katılmak, 55 dakika, C; Seda ile telefon konuşması, D. Zamanınızın nasıl geçtiğini daha iyi anlamak için, bu uygulamayı birkaç gün sürdürün. Sonra, bilgiyi analiz edin. Bütün A, B, C ve D zamanlarını toplayın. Pek çok insan, zamanının büyük bölümünü C ve D gibi az önemli ve hiç önemsiz işler için harcadığını keşfeder. Son olarak, yaşamınızdaki gerçekten önemli işler için daha çok zaman kazanmak üzere C ve D gibi işleri azaltacak adımlar atın.
